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Egresada comenta: ¿Por qué las reuniones de 5 minutos son tan efectivas?

 

Y tú, ¿tienes 5 minutos?

 

El tiempo es cada vez más escaso, por lo tanto, la eficiencia en el desarrollo de las tareas y en la ejecución de las acciones cobra cada día más valor. Sin embargo, no podemos olvidar que el comunicar y saber escuchar a los colaboradores hacen de tu empresa un mejor lugar para trabajar.

 

En este sentido, y ante tanta reunión infectiva, es preponderante crear instancias que nos mantengan informados, podamos expresar nuestras dudas y planificar la semana. Me refiero a las reuniones de 5 minutos.

 

Pero para aprovechar estos 5 valiosos minutos, debes tener en cuenta ciertos factores básicos:

 

Programa la reunión por lo menos con una semana de anticipación, de forma que todos los convocados se dispongan a asistir. Una vez institucionalizada esta instancia, es recomendable fijar un día y una hora permanente y que sea, por ejemplo, la reunión de los lunes.
Para atraer la atención de tu equipo, es deseable indicar -al citar a la reunión- el o los temas a tratar (la idea es que no sean más de 2). De esta forma, los colaboradores preparan sus consultas/dudas y sus aportes respecto a las temáticas, además de dejar el último minuto para el ítem de “otros”.

 
Al definir las temáticas, concentras la atención en estos asuntos y la reunión no se dispersa.

 
Es importante también que antes de finalizar la reunión, se permita realizar una ronda de preguntas que aclara dudas/consultas de los temas tratados.

 
Estas instancias son muy constructivas y definitivamente son un aporte a las organizaciones y al equipo en cuestión que las realiza, generando sentido de pertenencia y comunicación efectiva.

 

Y tú, ¿tienes 5 minutos?

 

 

 

Annia Abarca Domínguez
Periodista UNAB, Especialista Comunicaciones Internas
estrategiainterna.com